Deixa eu ver se consigo adivinhar o porquê de você ter clicado num post sobre planejamento semanal: assim que você termina sua semana, sente que não foi suficientemente produtivo e sempre a segunda-feira se aproxima, você se sente estressado por estar sobrecarregado com as demandas da semana anterior. Acertei?
Para te tranquilizar, saiba que todos nós já deixamos as coisas para o último minuto e depois reclamamos no final da semana por não ter tempo suficiente para cumprir os prazos.
Entretanto, esse problema geralmente acontece quando você passa a semana sem um plano. Se você não sabe o que precisa fazer e quando vai trabalhar nisso, as chances de não terminar a semana com as demandas prontas são grandes.
Realizar e cumprir um planejamento semanal lhe dá tempo e espaço para descobrir como você vai encaixar tudo. Se você está tentando progredir no trabalho e em sua vida pessoal, planejar sua semana o ajudará a chegar lá.
Quer entender mais? Então continue com a gente!
Por que fazer um bom planejamento semanal?
Se você não souber o que deve fazer a cada dia da semana, vai tropeçar no seu trabalho tentando fazer tudo de uma vez, o que certamente o deixará mais cansado, desfocado e, às vésperas do final de semana, sobrecarregado.
Planejar-se é importante porque ajuda você a usar seu tempo da maneira mais eficiente. Você pode avaliar realisticamente o quanto você pode fazer e quanto tempo você tem para fazê-lo. Dessa forma, você pode se sentir realizado sabendo que fez o que se propôs a fazer, começando sua semana com intencionalidade em vez de se preocupar com o que deve fazer.
Planejar sua semana com antecedência economiza tempo, aumenta a produtividade e ajuda você a fazer mais, garantindo maior qualidade de vida. Quando você planeja sua semana em uma sexta-feira ou no final de semana, por exemplo, você se organiza e assume o controle do seu tempo, permitindo que você aja em suas maiores prioridades logo na segunda-feira de manhã.
Além disso, aprender a fazer um bom planejamento semanal ajuda a esclarecer seu trabalho mais importante e permite que você faça uma lista detalhada das etapas de ação necessárias para atingir suas metas semanais.
Como planejar sua semana?
A primeira coisa a se dizer sobre planejamento é que existem 1001 formas de se planejar, com muitas ferramentas distintas e de vários modos diferentes e é você quem deve encontrar a melhor maneira de tocar sua semana.
Algumas coisas, entretanto, são comuns a todas as técnicas de planejamento – quase como uma receita de bolo, onde os ingredientes são os mesmos, mas a forma de bater a massa varia de acordo com o cozinheiro -, e é isso que abordaremos aqui.
Revise suas metas a longo prazo
Quando você não planeja sua semana com seus objetivos em mente, você não será tão eficaz. Ao planejar sua semana, comece com uma revisão de suas metas de longo prazo para saber onde você está agora e que progresso deseja fazer até o final da semana.
Esclarecer o progresso que você deseja fazer garante que você gaste seu tempo em suas tarefas mais importantes e produtivas. Quando você tem objetivos claros, é mais fácil listar algumas etapas de ação ou projetos nos quais você precisa se concentrar para a próxima semana, uma vez que este processo economiza tempo e energia.
Uma dica: use seus objetivos de longo prazo para definir três metas mensuráveis que você deseja alcançar durante a semana.
Defina suas prioridades da semana
Antes de fazer sua agenda, faça uma lista de todas as pequenas coisas que você precisa e quer fazer esta semana, com ‘to-do lists’ que podem variar de grandes projetos do trabalho a tarefas como compras de supermercado. O ideal é que você faça esse rascunho de sua semana aos domingos.
Em seguida, percorra a lista e veja se há algo que possa ser movido para outra semana, descobrindo o que absolutamente precisa ser feito esta semana com base em sua lista, rotulando ou destacando essas tarefas como suas prioridades semanais.
O ideal é que mantenha sua lista de prioridades semanais com 3 a 7 itens, com no máximo 2 por dia para que você não se sobrecarregue.
Programe suas tarefas
Depois que descobrir em quais de suas tarefas prioritárias você vai trabalhar, atribua cada prioridade da sua lista a um dia designado.
Se funcionar para sua agenda, agrupe tarefas semelhantes para que seu cérebro não precise alternar entre diferentes tipos de atividades.
Ter sua agenda semanal em um planner de papel, aplicativo de planejamento – por exemplo Google Agenda ou Trello – ou post-its ajudará você a gerenciar sua lista de tarefas com eficiência, pois garante que você bloqueie o tempo para trabalhar em suas prioridades semanais.
Para cada dia da semana, escolha a “grande coisa” que deve ser feita visando manter o foco e realizar a coisa mais importante primeiro.
Revise seu progresso ao fim da semana
Fazer uma revisão semanal é uma oportunidade de refletir sobre a semana passada, planejar a semana seguinte e garantir que sua lista de tarefas esteja alinhada com seus objetivos.
Revisar sua semana também é uma oportunidade de comemorar suas conquistas, identificar seus progressos e observar quaisquer obstáculos que o estejam impedindo de ter êxito no cumprimento de todas as suas tarefas, por exemplo.
Uma revisão semanal ajuda você a entender como está investindo seu tempo, além de definir o cenário para suas prioridades da semana seguinte, aumentando sua confiança, motivação e impulso.
Tenha um tempo para descanso
Não há dúvida de que planejar o futuro elimina todo o estresse, pois você está ciente do que precisa ser feito e já pensou em tudo com antecedência.
A verdade, entretanto, aponta para o oposto; se você planejar demais o seu dia, sentirá que cada minuto tem um efeito oposto e é mais provável que você procrastine por estar cansado e sobrecarregado, atrasando a programação.
A melhor maneira de planejar sua semana é evitar ser vítima dessa armadilha de planejamento para iniciantes, sempre levando em consideração os tempos de descanso e respeitando como você está se sentindo.
Como manter seu planejamento semanal?
Okay, você planejou toda a sua semana aos domingos, definiu suas prioridades logo na segunda de manhã, começou a executar as prioridades do dia e… travou. Quando viu, já estava vendo fotos de gatinhos fofos e dando risadas de vídeos de bebês.
A verdade é óbvia, mas deve ser frisada mesmo assim: seu planejamento semanal não vale de nada se não for seguido. Nesse caso, como mantê-lo?
Tenha metas realistas
Não adianta superestimar suas habilidades, você não é um super-humano. Mesmo que você queira fazer 200 coisas em 1 só dia, uma hora ou outra seu cérebro vai te deixar na mão e buscar algo para se distrair.
Um bom passo é olhar para sua meta e pensar: em quantas horas eu consigo executá-la? Mais de 6 horas? Eu tenho 6 horas para gastar hoje em 1 só tarefa?
Se a resposta for não, você pode destrinchá-la e ter, ao invés de 1 tarefa de 6 horas hoje, 6 tarefas de 1 hora durante toda a semana. Não parece melhor?
Comece sempre pelo mais difícil
Às vezes tendemos a começar o dia fazendo a tarefa que sentimos menos dificuldade em executar porque é mais confortável.
Embora isso provavelmente te faça ficar mais disposta inicialmente, a posteriori isso te deixará sem tempo e com preguiça para fazer aquilo que considera mais cansativo e tedioso.
A ideia de começar pelo mais difícil te deixa com mais tempo livre no final do dia, ao passo que você terá mais energia para executar a tarefa no início.
Não se culpe pelos imprevistos
A vida simplesmente não respeita nosso planejamento, aceite isso.
Não importa se hoje é a reunião mais importante da sua vida, seu filho pode adoecer e você precisará se ausentar; de nada vale seu prazo prestes a encerrar, pois você pode precisar ir a uma consulta de emergência.
Se você está fazendo tudo certo e perdeu 1 dia porque algo aconteceu, não se culpe. Apenas tente encaixe na próxima semana ou refaça seu planejamento dos próximos dias para encaixar a pendência, caso seja uma prioridade.
Fique longe de distrações enquanto trabalha
A tentação de entrar nas redes sociais durante uma tarefa estressante pode te atrasar e, por vezes, te fazer desistir de realizar o que planejou. Com isso, você atrasa seu planejamento semanal e acaba sobrecarregado na última hora.
Se possível, ponha seu celular no modo avião ou tire as notificações dos aplicativos para que eles não possam te distrair enquanto você trabalha, assim você consegue finalizar seus objetivos e manter seu cronograma em dia.
Aprenda com o que deu errado
Okay, você não conseguiu cumprir mais de 50% dos seus objetivos semanais. Qual o próximo passo?
O próximo passo é ver o que deu errado e tentar corrigir na semana seguinte. Embora possa ser frustrante não dar conta de tudo o que planejou, é ainda mais importante entender que é possível aprender com os erros e aperfeiçoar seu planejamento semanal seguinte.
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